【業務】購買仕様書とは何か？目的や書く時の注意点について

プラントを設計する際に重要な書類の１つに購買仕様書があります。

非常に重要で、当たり前のように日々企業間でやり取りがされている書類ですが、初めて見るという人にとっては何を表す書類なのか分からないということもあるのではないでしょうか？

今回は購買仕様書を受け取った側、書く側それぞれの方に向けて購買仕様書とは何かについて解説したいと思います。

購買仕様書とは

購買仕様書は購入する機器の仕様が細かく記載されている書類の事です（購入仕様書という場合もあります）。

機器によって記載される内容は変わりますが、温度、圧力、流量などの基本的な条件から規格、材質、所掌範囲、使用環境、塗装、保温の方法、予備品の数、製作時に注意すべき特記事項などが細かく記載されています。

業界によって多少変わるかもしれませんが、主に設計部門が作成し、調達部門がメーカーに送付します。購買仕様書を受け取ったメーカーは購買仕様書に記載された仕様を満足させる機器を設計し、見積を提出するという流れになります。

各機器に共通事項を記載したものと機器個別のものが発行されるので、全部合わせると１冊の本ほど分厚くなる場合もあります。

購買仕様書に記載してある内容で対応が出来ないという場合は、メーカーが該当箇所を列挙してリスト化し、デビエーションリストとして提出します。

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購買仕様書の目的

購買仕様書の主な目的は次のようになります。

相見積を取る

一般的な機器の場合、調達部門は見積の依頼を１社ではなく複数社に行い相見積りを取ります。

この時、購買仕様書があれば原則どのメーカーも同じ条件で見積ることが出来るので価格を比べることが出来ます。

実際に決定する際には価格だけではなく、過去の実績やトラブル発生時のアフターフォロー体制なども加味されますが、まず第一弾の価格を知るという意味で購買仕様書は重要な役割があります。

仕様を統一する

プラントを設計する場合は、多くの機器を組み合わせて一つの設備を作るのでメーカーごとに仕様が変わるとプラントとして設計思想がバラバラになります。

機器ごとに塗装方法が違ったり、潤滑油が違うと互換性がなく、引き渡し後のメンテナンス性が悪化します。購買仕様書で全ての機器に同じ仕様を反映させることでプラントの設計思想を統一させることが出来ます。

過去のトラブルを盛り込む

購買仕様書に過去のトラブルの対策を盛り込むことで、トラブルの再発を防止することが出来ます。設計初期の段階から考慮しておくことで防止できるトラブルは非常に多いです。

機器の詳細設計はメーカーに依頼しますが、実運用におけるノウハウは設計会社にあるので、設計側が購買仕様書に反映させます。

初期段階であれば特に追加コストが発生することも少ないので、トラブル防止の費用を最小限に抑えることが出来ます。

所掌を明確にする

購買仕様書には所掌範囲が明記されているので、共通認識として購買仕様書があれば、この機器はどちらの手配かという所掌問題を回避することが出来ます。

担当者の打合せのみで所掌を決めると、トラブルの際に正しい情報が分からなくなります。購買仕様書があれば、所掌を明確にできるので後々のトラブルを防止することが出来ます。

認識違いを防ぐ

メーカーと発注側で、標準仕様などの認識違いを防ぐためにも購買仕様書は役立ちます。

例えば、一方が付属品だと思っていても相手側がオプションだと認識していれば、手配漏れにつながります。このような認識違いを防止するのも購買仕様書の目的です。

必要な部品を購買仕様書に記載し、メーカーより提出される見積仕様書や納入仕様書で漏れがないか確認を行うことで、お互いの認識違いを防止します。

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購買仕様書を受け取った時の注意点【受注側】

受注側が購買仕様書を受け取った場合は、記載されている内容に準拠して見積仕様書を作成し、提出する必要があります。その際に注意すべき点は次の３つです。

自社の製品に該当するのはどこか

まず、購買仕様書には自社の製品に関係のない項目も多く記載されているのでどの項目が自社の製品に該当するのかを検討する必要があります。

担当者だけではどれが該当項目なのか分からないこともあるので他部署とも調整しながら進めていくことになります。特に検査内容などは工場の生産部署しかわからないので検査手順等も含め確認が必要です。

記載内容は対応可能か

自社製品の該当項目が分かれば、それが対応可能かどうかを検討します。

また、対応可能な場合は費用が掛かるかどうかを確認し、通常より費用が上がっても実施すべきかどうかを問い合わせる必要があります。

購買仕様書に記載してある内容の多くがメーカー側にとって対応不可であることも発注側は認識しているので、費用を上げてまで全てを記載通りにする必要はありません。

対応不可の理由をリスト化し、発注側と擦り合わせる

対応不可の場合は、なぜ対応不可なのか、代替案は何かを示したリストを作成しデビエーションリストとして提出します。

発注側はデビエーションリストに対し、その内容で問題ないのか、費用を追加してでも対応が必要かを検討します。デビエーションリストは機器の規模が大きければ数十項目になるので、リストを作るだけでも中々大変です。

ただ後々「購買仕様書に記載されていたのに対応していなかった」と発注側に言われないように、漏れがないよう注意する必要があります。

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購買仕様書を書く時の注意点【発注側】

発注側が購買仕様書を書く際には次のような点を注意する必要があります。

数値、取合など間違いはないか

まず、当たり前ですが記載する数値に間違いがあると全ての設計の前提が変わるので後で大ごとになります。

細かい数値条件は変更できますが、機器の台数など根底が覆るような記載ミスは絶対にないように注意して記載しましょう。特に全ての機器に共通して付ける仕様書に記載ミスがあると修正が大変なので内容を何度も確認しましょう。

過去のトラブルを踏襲できているか

購買仕様書は会社でフォーマットが用意されている場合が多いですが、トラブル情報は日々更新されているので、最新のトラブルも反映できているか注意しましょう。

フォーマット通りに書いたから問題ないというわけではなく、他部署への確認等が必要です。これを怠ると後々大幅な改訂が必要になるので、最初に時間をかけてじっくりと作る必要があります。

客先の要望を盛込めているか

購買仕様書はメーカーが設計する際の教科書になるので、客先の要望で受けると決めた項目は全て盛り込む必要があります。

客先要望が盛り込めておらず、後で追加費用になることのないように注意が必要です。客先要望を一覧にしたリストを作成し、購買仕様書に反映できているかチェックするようにしましょう。

まとめ

プラントの仕事は業界用語が多く、最初は困惑することも多いかと思いますが、まず慣れることが重要なので１つ１つしっかりと抑えていきましょう。

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