プラント業界で発注側が受注側に機器を発注する場合には、多くの場合で図面の承認返却が必要です。
「図面の承認返却」は業界では当たり前のように飛び交う用語ですが、新たに業界に入られた方にとっては馴染みのない言葉かもしれません。この記事では図面の承認返却とは何かについて解説します。
図面の承認返却とは
図面の承認返却とは、受注側から発注側へ発行された仕様書や図面に対し「記載の内容で問題ない」ということを承認する目的で書類を返却することを言います。
購買仕様書の発行から発注側、受注側との書類のやり取りを図に表すと次のようになります。
発注側は購買仕様書を発行すると受注側はその使用に合った見積仕様書を発行します。発注側はそれに対し価格交渉や仕様に関する修正事項を記載した書類を送付し、お互いが合意に至るまでこの作業を繰り返します。
次に価格の合意が得られると発注側は注文書を発行し、受注側は更に詳細な納入品の図面を作成します。発注側はそれを受け取り、更に細かい仕様の合意が得られるまで書類のやり取りがなされます。
それらが完了すると発注側は図面に承認印を押し、承認返却を行うことで受注側は初めて製品の製作を開始することが出来ます。つまり、発注側と受注側の仕様に関する書類のやり取りの中で最後に行うのが図面の承認返却ということになります。
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承認返却の注意点
承認返却において発注側、受注側が双方に注意しておくべきことは承認返却をいつ完了させるかという期限です。
原則的に受注側は承認返却が発行されない限り製作を開始できないので、承認返却が期限通りに行われないと最悪の場合、納期遅れが発生します。
納期遅れが発生すると発注側は組付け工事を工程通りに実施できなくなり、全体工程に影響が出るので絶対に避ける必要があります。
このような理由から実際の書類のやり取りではお互いに完全な合意が得られなくても「条件付きの承認返却」と言った、特定の条件を付与することでの妥協点を提示することで製作を開始させる場合もあります。
この辺りは会社通しでの取り決めになるので、都度都度状況に応じて処理されることが多いです。
まとめ
- 図面の承認返却は発注側が受注側に制作を許可（承認）するための図面。
- 発注側、受注側双方にとって承認返却をいつまでに行うかが最も重要。
- 双方に合意が出来ない場合は、条件付きの承認などが行われる場合もある。
プラント業界や製造業では当たり前とされている商習慣ですが、新たにその業界に入ってきた方にとっては独特に感じるかもしれません。
ただ、特注品が多い業界では一般的な流れなので、是非理解しておきましょう。
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